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Message pré-décroché
L'objectif du message de pré-décroché est de susciter la meilleure impression dès les premières secondes de votre accueil téléphonique. Ce message rassure le correspondant et lui confirme qu'il a appelé au bon endroit. Il donne une image conforme à votre stratégie de communication dès le premier contact. En fonction de votre matériel de standard téléphonique et de votre activité, nous vous conseillons soit sur un message de pré-décroché court avec uniquement une formule de politesse ou bien si votre système téléphonique le permet, de présenter les points forts de votre activité et d'utiliser votre pré-décroché comme véritable outil de communication permanent.
Le message d'attente
Le message d'attente téléphonique est destiné à faire patienter le correspondant lors d'un transfert d'appel ou lors de la mise en attente de ce dernier. Suivant votre activité et votre stratégie de communication, nous recommandons d'utiliser l'attente téléphonique comme un vrai vecteur de présentation de votre entreprise. Rappeler vos horaires d'ouverture, votre site internet, les points clés de votre activité lors de l'attente téléphonique, sera un atout pour votre entreprise et surtout une communication permanente de votre activité et de votre image. L'attente téléphonique peut également être utilisée de manière événementielle afin que vous puissiez communiquer sur le lancement d'un nouveau produit, l'annonce d'une journée portes ouvertes ou tout autre type de communication événementielle.
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Le message du répondeur
Le message du répondeur de votre standard téléphonique se déclenchera en dehors de vos horaires d'ouverture. Suivant votre activité et vos souhaits, il peut être paramétré à heure fixe (dans ce cas, le message se déclenchera automatiquement aux horaires souhaités), ou alors être activé de manière manuelle avec les touches de votre matériel téléphonique ou votre logiciel informatique. Il est important dans le message du répondeur de rappeler vos horaires d'ouverture et de préciser à l'interlocuteur si vous traitez les messages ou non. Ce message est appelé répondeur enregistreur lorsque l'interlocuteur peut laisser un message et il est appelé répondeur simple lorsque vous ne laissez pas la possibilité à votre interlocuteur de laisser un message.